Sự khan hiếm thời gian và sự tập trung
Làm ít hơn nhưng hiệu quả gấp đôi nhờ một nguyên lý đơn giản
"Công việc không cần nhiều thời gian như bạn tưởng. Bạn chỉ cần học cách đặt giới hạn cho nó."
Bận rộn không phải kẻ thù của hiệu suất – mà là sự lan man. Trong bản tin này, bạn sẽ học cách tận dụng khan hiếm thời gian để làm việc sâu, đơn nhiệm và hiệu quả gấp đôi mỗi ngày. Có thêm góc nhìn từ khoa học hành vi & bài tập ứng dụng ngay.
Mỗi ngày mình thức dậy vào khoảng 2–3h sáng.
Trước khi đi ngủ, mình đã đun nước ấm, pha sẵn cà phê hoặc mật ong, dọn dẹp bàn làm việc và chuẩn bị mọi thứ cho buổi sáng hôm sau. Khi mở mắt, mình không cần thêm bất kỳ lựa chọn nào nữa. Mình chỉ cần bắt đầu.
Từ 4–6h sáng là khung thời gian vàng. Không email. Không tin nhắn. Không bị ai đòi phản hồi. Không phải chờ ai duyệt.
Khi bọn trẻ bắt đầu thức dậy, mình đã xử lý xong phần lớn công việc quan trọng. Ngày mới diễn ra nhẹ nhàng, không mang theo cảm giác "hôm nay lại trôi qua vô ích".
Thời gian không phải là thứ mình có nhiều hơn người khác. Mình chỉ học được cách tạo ra khan hiếm nhân tạo – để từ đó buộc bản thân tập trung vào điều quan trọng nhất.
Càng bận, càng hiệu quả. Càng rảnh, càng trì hoãn.
Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng hoàn toàn đúng với mình – và với nhiều học viên solo mình từng huấn luyện.
Những ngày có lịch họp kín từ 8h sáng, mình làm việc tập trung hơn nhiều vào buổi sớm. Nhưng khi "rảnh", có cảm giác thảnh thơi, mình lại chần chừ, lề mề, và khó bắt đầu hơn.
Sau này đọc đến Luật Parkinson, mình mới hiểu vì sao:
Công việc có xu hướng nở ra để lấp đầy khoảng thời gian được phân cho nó.
Nếu bạn cho một đầu việc 3 tiếng, bạn sẽ mất đúng 3 tiếng. Nhưng nếu bạn chỉ cho nó 45 phút – bạn sẽ xử lý nó trong 45 phút. Và thường là tốt hơn cả mong đợi.
Nghiên cứu tại MIT (Ariely & Wertenbroch, 2002) chỉ ra rằng:
Những người đặt deadline nghiêm ngặt cho bản thân có hiệu suất cao hơn
Và ít stress hơn so với những người để mọi thứ “thoải mái làm từ từ”
Đơn nhiệm = hiệu suất + chiều sâu
Mình từng tự hào vì khả năng multitask: vừa làm việc, vừa chăm con, vừa lên outline chương trình. Nhưng sau này mới biết: đa nhiệm không hiệu quả như ta tưởng.
Theo nghiên cứu của Đại học Stanford, đa nhiệm làm giảm hiệu suất tới 40%, và làm suy yếu khả năng đưa ra quyết định do "decision fatigue".
Kể từ khi chuyển sang đơn nhiệm, mình:
Viết xong một bài dài 1000 chữ chỉ trong ~20 phút
Làm xong slide giảng trong 2 tiếng thay vì 2 ngày
Giữ được chất lượng đầu ra, đồng thời giảm căng thẳng và mệt mỏi
Tư duy cần không gian, không phải công cụ
Bạn có từng có những ý tưởng tuyệt vời nhất... khi rửa bát?
Hay đang dạo bộ thì bỗng dưng nảy ra cách mở đầu cho bài viết?
Mình thì có. Thường xuyên.
Đó là lý do vì sao mình luôn dành 30–60 phút mỗi ngày để đi bộ trong thiên nhiên – đặc biệt vào trưa hè hoặc cuối ngày. Khoảnh khắc đó giúp mình “xả RAM”, rút lui khỏi chế độ làm việc, và tạo không gian cho trực giác lên tiếng.
Khi não bộ ở trạng thái thư giãn (default mode), nó xử lý thông tin theo liên kết tự do (free association). Đây là nền tảng cho các ý tưởng sáng tạo và giải pháp đột phá.
3 bài học đắt giá từ trải nghiệm cá nhân
1. Bạn không thiếu thời gian – bạn chỉ đang dùng sai cách
Hãy thử ghi lại bạn làm gì trong từng giờ một ngày. Rồi hỏi: điều nào thật sự tạo ra giá trị?
→ Áp dụng Time-blocking. Hạn định mỗi đầu việc trong 25–90 phút.
2. Tạo khan hiếm thời gian nhân tạo
Deadline tự đặt là đòn bẩy hiệu suất. Thay vì “viết bài trong tuần này”, hãy thử:
“Viết bản nháp đầu tiên trong 45 phút sáng thứ Ba.”
→ Khi đồng hồ đếm ngược, não bạn biết rằng không còn thời gian cho hoàn hảo chủ nghĩa.
3. Hành động > Hiểu biết
Bạn không cần học thêm để bắt đầu. Bạn cần bắt đầu để thực sự học.
Chỉ cần lặp lại 3 hành động mỗi ngày:
Nuôi dưỡng mối quan hệ và khách hàng
Tạo ra một ưu đãi hoặc tài sản số
Viết và chia sẻ một nội dung có giá trị
Hành động sinh ra tiến bộ. Tiến bộ sinh ra tự tin. Tự tin kéo theo thành quả.
Bạn không cần thêm thời gian. Bạn cần chiến lược sử dụng lại thời gian đang có.
Bạn sẽ không bao giờ có 25 giờ một ngày (có 1 ngày nếu bạn ở châu Âu và được đổi giờ từ mùa đông sang mùa hè :P).
Nhưng bạn có thể tạo ra kết quả gấp đôi – nếu bạn:
Thiết kế lại nhịp sống
Cắt bỏ nhiễu loạn
Tập trung vào 3 điều quan trọng nhất mỗi ngày
Bài tập bạn có thể bắt đầu NGAY:
Đặt đồng hồ 25 phút.
Viết đầu việc quan trọng nhất bạn đang trì hoãn.
Làm nó – không thông báo, không tab mới, không do dự.
Sau đó, ghi lại: bạn cảm thấy thế nào sau khi hoàn thành?
Đừng đợi một “ngày lý tưởng” nào đó. Nó không bao giờ đến.
Nếu bạn làm được việc này khi bạn bận rộn, bạn có thể làm được bất kỳ lúc nào trong đời.