Gần đây, khi chia sẻ cho một người em về cách tổ chức sắp xếp công việc, cô bé đó đã phải thốt lên "Chị ơi, tại sao đơn giản như vậy mà em không thể nghĩ ra và áp dụng được. Em đã từng đọc rất nhiều phương pháp, áp dụng đủ lại app với công nghệ nhưng vẫn cảm thấy mình là "nô lệ" chứ không phải là "làm chủ".

Trong kinh doanh nói riêng và cuộc sống nói chung, dù đã lập kế hoạch, vẫn luôn có những điều xảy ra không đúng ý mình. Chẳng bao giờ có chuyện chúng ta đặt ra kế hoạch kinh doanh và tự nhiên doanh thu về đúng như kỳ vọng. Vậy nên, dù thất bại, dù chưa đạt được như kỳ vọng, quan trọng là phải giữ được cam kết cho mình.

Nhưng để giữ được cam kết thì cũng cần phương pháp, bởi vì con người chúng ta rất dễ bị phân tâm, nhất là trong thế giới ngày nay. Để tạo ra được thói quen về sự cam kết, chúng ta cần phương pháp.

Và đây là cách mình áp dụng, rất đơn giản, phù hợp với tất cả mọi người.

Khi muốn đạt được kết quả nào đó, phải có hành động và có ý tưởng cho các hành động, mình sẽ tạo ra một danh sách các hành động. Chuyện lên danh sách hành động rất dễ, ai cũng làm được nhưng để sắp xếp và làm đúng được theo danh sách đó thì không dễ chút nào. Thường thì chúng ta sẽ bỏ lỡ, bỏ qua hoặc trì hoãn một trong số đó.

Mình là người luôn có rất nhiều ý tưởng, nó là điểm mạnh mà cũng là điểm dở, vì lúc nào mình cũng có cảm giác mình phải làm việc này việc kia trong khi chẳng thể nào có đủ thời gian.

Phương pháp giúp bạn quản lý công việc và sắp xếp thời gian thì nhiều vô kể, mình cũng đã từng áp dụng rất nhiều. Nhưng mình nhận ra, càng đơn giản càng mất ít thời gian thì càng hiệu quả.

Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc: nếu có ý tưởng chắc chắn cần hành động, tôi sẽ phải ghi vào đâu đó ngay lập tức. Ghi vào đâu không quan trọng, công cụ và các nền tảng bây giờ rất nhiều, nhưng dùng công cụ để quản lý việc thiếu thời gian trong hành động mà lại mất quá nhiều thời gian để ghi chép các hành động động đó thì thật là trái khoáy và không có ý nghĩa gì. Tóm lại, bạn có thể chọn ghi vào bất kỳ đâu, tuỳ bạn. Đó là bước đầu tiên.

Bước thứ hai vô cùng quan trọng: kiểm tra lại danh sách và phân chia theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể dành ra một ngày hoặc vài ngày một lần để đọc lại danh sách và chia nó ra làm 4 loại:

Lưu ý khi đặt lịch:

• Có thể sử dụng Google/Outlook Calendar để đặt lịch cá nhân

• Nên sử dụng các ứng dụng booking để cho phép khách hàng đặt lịch và nên có sự cố định về mặt thời gian, ví dụ như trọng hình sau đây bạn thấy mình đã phân loại các mục tiêu của các buổi coach của mình. Thứ 2- thứ 4 hàng tuần (từ 6-8h tối giờ VN) là dành cho các phiên coach hoặc tư vấn miễn phí. Thứ 5-6 từ 4-6h chiều là dành cho các phiên coach trong 1 chương trình học có tên Becoming a Solopreneur của mình. Hoặc 9-11h sáng thứ 6 là dành cho phiên coach liên quan tới chương trình Real You.

• Đừng chỉ đặt lịch cho công việc mà hãy đặt lịch cho toàn bộ các hoạt động, sinh hoạt khác hàng ngày

• Những việc chẳng hạn như đọc sách, bắt đầu nghiên cứu một ý tưởng mới... có thể chưa cần ngay lập tức, hãy cho nó vào một folder riêng "Chưa làm bây giờ" mà phân loại nó sau.

Bạn cũng thể tìm hiểu thêm về các phương pháp giúp phân loại công việc và làm việc hiệu quả hơn như là Eisenhower. Theo phương pháp này, hãy chọn ra 3 việc quan trọng và khó khăn nhất (vì thường nó là việc khiến bạn dễ cảm thấy muốn trì hoãn) và ưu tiên xử lý nó trước, thay vì chọn làm những việc dễ dàng hơn.

Thêm nữa, khi làm việc, chúng ta cũng dễ bị xao lãng và mất tập trung. Mình áp dụng nguyên tắc: mỗi thời điểm chỉ làm một việc. Thật ra bản chất của việc lên lịch cho những gì bạn cần làm cũng là một cách làm khác của việc: chặn thời gian (blocking time).

Trong cách tiếp cận này, bạn chặn các thời điểm khác nhau trong ngày cho những công việc khác nhau, phù hợp với nhịp sinh học, thói quen và nhu cầu năng lượng của riêng bạn. Chẳng hạn bạn biết mình sẽ làm việc hiệu quả nhất và đầu giờ sáng, bạn sẽ lên lịch cho những nhiệm vụ tốn nhiều năng lượng nhất trong thời gian đó. Thời gian là hữu hạn, bạn có thể quản lý và phân bổ nó hiệu quả hơn khi chia ngày của mình thành những phần nhất định thay vì coi thời gian là vô tận.

Bạn đã bao giờ nghe về định luật Parkinson chưa? Cyril Northcote Parkinson đã đưa ra định luận này từ năm 1955 và nó vẫn còn giá trị tới ngày nay. Khi bạn làm việc trong một khoảng thời gian giới hạn, bạn sẽ có cảm giác “khẩn cấp”. Ngược lại, khi bạn thực hiện một hành động mà không có kết thúc trong giới hạn, bạn sẽ bị phân tán hoặc trì hoãn.

Rút cục thì bạn đâu có thể có tất cả thời gian trên đời này, đúng không? Khoa học cho thấy hầu hết mọi người chỉ có thể duy trì sự tập trung của mình trong 4 giờ mỗi ngày. Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể nhận thấy bạn không thực sự làm việc trong toàn bộ thời gian làm việc của mình.

Vậy nên, điều quan trọng là khi biết lên lịch, bạn sẽ không làm quá mức nhưng cũng sẽ không bị phân tâm quá nhiều. Bạn sẽ thấy mình kiểm soát tốt hơn, có thể định hướng được năng lực và sự tập trung của mình tốt hơn.

Bạn cho phép bản thân giải quyết được những nhiệm vụ khác nhau mà không bị chồng chéo lên nhau, cũng không phải là làm cho tới kiệt quệ. Công việc sẽ luôn trơn tru hơn, khi bạn biết lên kế hoạch cho nó!