Bạn có chịu chi tiền ra mua thời gian?

Cách mình phân loại các công việc có lợi nhuận thấp đã giúp mình tăng 10 lần doanh thu từ 800tr/năm lên 8 tỷ/năm.

Vào một chiều cuối hè năm 2019, mình thoát ra khỏi phòng chat chung với một khách hàng, đứng lên khỏi bàn làm việc và… khóc. Chuỗi ngày đằng đẵng mải mê chạy theo phục vụ các khách hàng trong mảng tiếp thị nội dung làm mình thường xuyên rơi vào trạng thái kiệt quệ: cả về cảm xúc, tinh thần lẫn thể chất.

Làm tự do, tư vấn tiếp thị, cung cấp agency-service, mình đã tự nhủ đây là con đường duy nhất để mình có thể tự chủ, có thể linh hoạt làm việc lúc nào mình muốn, có thể tự do về thời gian, tinh thần… Nhưng, liệu mình có thực sự tự do như mình nghĩ?

Ngày qua ngày, mình bị quay cuồng và dường như bị chiếm trọn thời gian bởi những việc nhỏ nhặt: từ check và trả lời email, cập nhật dữ liệu tài chính hoặc dữ liệu các dự án, trả lời câu hỏi hoặc yêu cầu của khách hàng… Mình luôn mong được tập trung cho những công việc thực sự giá trị, giúp tạo đột phá trong sự nghiệp… nhưng hết tháng này tới tháng khác, mọi chuyện cứ lặp đi lặp lại như vậy.

Cho tới một ngày, chính là cái ngày mình đã khóc vì quá căng thẳng sau một cuộc tranh luận và cảm thấy không được tôn trọng bởi khác sau rất nhiều nỗ lực đã bỏ ra… Mình quyết định ngồi xuống và phân tích lại công việc của mình.

Đau đớn!

Mình nhận ra mình đã đánh mất quá nhiều thời gian quý giá cho những việc chỉ có giá trị chưa tới 200,000đ. Trong khi đó, các nhiệm vụ trị giá 2,000,000đ hay thậm chí 20,000,000đ như triển khai những dịch vụ tư vấn mới, tiếp xúc khách hàng tiềm năng lại thường xuyên bị đẩy lùi.

Lấy ví dụ dễ hiểu hơn nhé!

Những công việc trị giá 200,000đ bao gồm:

• Phân loại và trả lời các email

• Cập nhật các dữ liệu tài chính hoặc tiến độ các dự án

• Kiểm tra và theo dõi tài khoản ngân hàng

• Những hoạt động thu hút khách hàng tiềm năng đầu vào

Những công việc trị giá 2,000,000đ có thể bao gồm:

• Trả lời các câu hỏi đơn giản từ khách hàng

• Viết các bài quảng cáo cơ bản

• Lập kế hoạch và viết nội dung cho các kênh social

• …

Những công việc trị giá 20,000,000đ bao gồm:

• Nghiên cứu, phân tích báo cáo và theo dõi thị trường

• Chuẩn bị và tư vấn trực tiếp cho khách hàng tiềm năng

• …

Sau khi liệt kê, kiểm tra thời gian của mình trong khoảng 1 tháng gần nhất, mình nhận ra sự thật đau lòng. Trung bình trong 1 tuần, khối lượng công việc của mình bị phân bổ như sau:

• Những công việc trị giá 200,000đ: 25 đầu việc

• Những công việc trị giá 2,00,000đ: khoảng 15 đầu việc

• Những công việc trị giá 20,000,000đ: khoảng 3 đầu việc

Mình đã dành phần lớn thời gian cho những công việc mà trị giá chỉ có 200,000đ, thay vì tập trung vào những việc trị giá cao nhất và quan trọng hơn.

Nhưng nói muốn thay đổi không phải là đổi được ngay.

Mình nhận ra khoảng thời gian đó, mình bị ám ảnh bởi những điều rất phù phiếm và không quan trong trong ngày:

• có bao nhiêu người theo dõi mình trên facebook?

• có bao nhiêu người đã yêu thích mình trên fanpage của dự án?

• có bao nhiêu người đã đăng ký nhận email từ dự án?

Thật ra tất cả đều không quan trọng.

Quan trọng là mình có chịu hành động để biến những điều này thành hiện thực hay không.

• mọi người theo dõi mình trên facebook vì họ nhận được nội dung có giá trị, vậy hôm nay mình có tạo nội dung mới và đăng nó trên facebook không?

• mọi người tham gia vào email từ dự án vì họ nhận được quyền lợi đặc biệt khi tham gia, vậy thì mình đã kêu gọi họ tham gia hay chưa?

• …

Đó mới là số liệu, là những gì mình cần tập trung vào.

Và mình quyết định thuê trợ lý để giải phóng bản thân khỏi những công việc thường nhật như xử lý email dự án, nhắc lịch làm việc, giao tiếp và theo dõi khách hàng hiện tại, tổng hợp danh sách các khách hàng tiềm năng, cập nhật tài chính các dự án…

Đơn giản như khi xử lý email, bạn sẽ phân loại email thành các thư mục:

1. Email mình cần xử lý ngay lập tức

2. Email kinh doanh nhưng không khẩn cấp

3. Email cá nhân

4. Email rác

Mình sẽ dành thời gian ưu tiên xử lý các email ở mục 1. vào đầu ngày. Nếu còn thời gian mới chuyển sang mục 2. Mỗi tuần 1 lần, mình xử lý email cá nhân 2 lần và làm trống mục 4 một lần. Việc phân loại này giúp mình tiết kiệm khoảng 30-60 phút mỗi ngày.

Đối với các giao dịch ngân hàng, thanh toán cũng như vậy. Trợ lý sẽ là người theo dõi thu chi dự án, cập nhật hàng ngày/tuần và thông báo nếu có phát sinh còn lại cuối tháng mình mới xem dữ liệu một lần. Việc ngày giúp mình tiết kiếm ít nhất 60 phút mỗi ngày.

Đối với việc trò chuyện với khách hàng mới, sau khoảng 1 tháng đào tạo, trợ lý đã có thể tự tin trả lời và hướng dẫn, chốt sale khách hàng mà gần như mình không cần phải hỗ trợ hay theo dõi quá nhiều. Mỗi ngày, mình hiếm khi phải kiểm tra inbox của fanpage, tiết kiệm ít nhất 90-120 phút mỗi ngày.

Cứ như vậy trong vòng 6 tháng, doanh thu hoạt động tư vấn của mình tăng gấp đôi. Và trong vòng 5 năm qua, khi mình ngày càng làm chủ hệ thống, quy trình, các nhiệm vụ một cách rõ ràng, chặt chẽ hơn… mình thuê tới 4 trợ lý để giúp mình xử lý các nhiệm vụ giá rẻ và một phần nhiệm vụ giá tầm trung để tập trung tốt nhất cho các nhiệm vụ giá cao. Tất nhiên, nhiệm vụ giá cao ở thời điểm này cũng không còn mức giá 20,000,000đ nữa mà đã tăng gấp 10 lần.

Có lẽ sẽ mất chút thời gian để thực sự thay đổi tư duy và thói quen. Nhưng khi bạn trải qua được giai đoạn nhức nhối ấy, chắc chắn bạn sẽ thấy sự đột phá to lớn trong năng suất và hiệu quả kinh doanh. Đó chính là bước đệm để solopreneur có thể đạt được đẳng cấp mới, phát triển doanh nghiệp lớn mạnh hơn.

---

Phần lớn các solopreneur khi bắt đầu sẽ trải qua giai đoạn tự làm tất cả mọi việc trong việc kinh doanh của mình. Các bạn tự tay xử lý mọi việc từ tài chính, tiếp thị, viết lách, thiết kế tới tư vấn, giảng dạy. Ban đầu có thể bạn sẽ tự hào vì mình đang duy trì được một mô hình kinh doanh nhỏ gọn, tiết kiệm chi phí. Nhưng sớm muộn, việc ôm đồm quá nhiều nhiệm vụ sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái kiệt sức và căng thẳng giống như Linh cách đây 5 năm. Bạn sẽ nhận ra việc tự mình làm mọi thứ khiến bạn không còn đủ thời gian và năng lượng để tập trung vào những việc mang lại giá trị cao cho business của mình.

Học cách buông bỏ những việc không cần thiết để tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực mình giỏi nhất chính là chìa khóa thành công cho solopreneur.

Trong podcast này, Linh và các khách mời cũng nhắc rất nhiều đến chuyện đầu tư tiền để mua thời gian sẽ tạo ra những lợi thế nào cho các solopreneur. Đừng bỏ lỡ tập podcast này nếu bạn muốn thay đổi money mindset và kinh doanh chuyên môn thành công nhé!

Quay trở lại với chủ đề chính của bản tin ngày hôm nay, bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra mình đã tự bấu víu vào quá nhiều việc vặt chỉ vì sự khó buông bỏ và sợ mất kiểm soát. Hãy tập học cách buông bỏ và tập trung nguồn lực vào những việc giàu tiềm năng sinh lời như phát triển sản phẩm mới, tiếp xúc khách hàng cao cấp hay nâng cao năng lực chuyên môn.

Nếu cảm thấy những gì Linh chia sẻ trong bản tin hôm nay hữu ích, hãy bắt đầu ngồi xuống và lên một danh sách các công việc thường ngày rồi đánh giá xem chúng đang có giá trị như thế nào. Đừng ngần ngại tính toán mức phí hợp lý để thuê người khác đỡ đần những việc ở nhóm giá trị thấp nhất.

Solopreneur cần nhận biết và ưu tiên các công việc mang lại giá trị cao nhất. Chỉ khi nào chúng ta học cách buông bỏ những việc nhỏ nhặt, chúng ta mới có thể tự do dồn sức cho những điều thực sự quan trọng và đột phá được giới hạn của bản thân.

Hãy chia sẻ cho Linh bạn nhận ra điều gì thú vị trong bản tin này nhé!